Uno de los problemas más recurrentes a los que suelen enfrentarse nuestras empresas en el extranjero es el de acreditar la validez de los documentos públicos que tienen que presentar en la constitución de una sucursal o filial, la participación en un concurso o licitación o la apertura de una cuenta bancaria, sobre todo cuando esta acreditación, impuesta por la legislación del país de destino, es exigida de forma exorbitante por la persona, funcionario o empleado encargados de interpretar y aplicar esta última. En principio, para que estos documentos públicos españoles, ya sean judiciales, administrativos o notariales, los más usuales de entre todos, surtan el debido efecto, hay que proceder a su legalización, con objeto de comprobar la autenticidad de la firma, la calidad en la que ha actuado el firmante y, en su caso, la identidad del sello o timbre. Un proceso que se compone de diversas fases, la mayoría comunes, salvo excepciones, a todos ellos, y que en los notariales (escrituras, actas, certificaciones, etc.) supone, por ejemplo, acudir con el original y la traducción jurada del mismo al Colegio Notarial, al Ministerio de Justicia, al Ministerio de Asuntos Exteriores y al Consulado o Sección Consular de la Embajada correspondiente, en lo que con toda propiedad se ha dado en llamar «sistema de legalización en cadena».
Ahora bien, ¿hay alguna manera de evitar este sistema, sus dilaciones, sus costes?. Pues bien, existen dos maneras de hacerlo, ambas relacionadas con el derecho internacional convencional, ya sea regional -Unión Europea- o universal – Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado-. En el primer caso, la Unión, con objeto de garantizar la libre circulación de documentos públicos y facilitar así la libre circulación de sus ciudadanos, ha adoptado diversas normas, con distinto alcance y contenido, eso sí, pero que no por ello dejan de reflejar su compromiso con la garantía y facilitación anteriormente citadas, como la recogida en el Reglamento 216/1191, de 16 de julio de 2016, en vigor desde el 16 de febrero de 2019, destinado a eximir la legalización o trámite similar de ciertos documentos públicos españoles, simplificando los requisitos de su presentación. En este contexto, los documentos públicos así como las copias certificadas de los mismos, que hayan sido expedidas por las autoridades de un país de la Unión conforme a su derecho nacional, deben ser aceptadas como auténticos por las autoridades de otro país de la Unión. Además, este mismo Reglamento suprime la obligación de facilitar una traducción, bastando aportar un impreso estándar multilingüe, de tal forma que la autoridad receptora solo podrá exigir una traducción en circunstancias excepcionales.
Si pasamos ahora del derecho internacional convencional regional al universal, observamos que en el seno de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, responsable de la unificación progresiva de este último, se han adoptado distintos convenios e instrumentos tendentes a hacer compatibles las diferencias existentes entre los distintos sistemas jurídicos vigentes, a establecer mecanismos de cooperación jurídica internacional y, en fin, a reforzar la seguridad jurídica, con objeto de facilitar a personas y empresas ejercer sus derechos, en particular a la hora de desarrollar negocios e inversiones internacionales. Un ejemplo claro de este esfuerzo integracionista lo constituye el XII Convenio de La Haya de Derecho Internacional Privado, de 5 de octubre de 1961, por el que se suprime la exigencia de legalización para los documentos públicos extranjeros, un Convenio que España firmó el 21 de octubre de 1976 y ratificó dos años después, el 25 de septiembre de 1978, convirtiéndose así en una parte contratante del mismo, junto con otro 124 países que, salvo error u omisión, igualmente han decidido hacerlo, con vistas a simplificar enormemente el proceso de autenticación de documentos para su uso en la esfera internacional.
Dicho ésto, ¿cómo funciona este mecanismo? ¿a qué documentos afecta? ¿qué efectos produce?. Según el Convenio, cada parte contratante eximirá de legalización a los documentos públicos españoles a los que el mismo se aplique, siendo éstos, en especial, de acuerdo con lo dispuesto en su artículo 1, los documentos judiciales, los documentos administrativos y los documentos notariales, de tal forma que la única formalidad que puede exigirse para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en la que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre, como he comentado más arriba, será la fijación de una Apostilla, expedible a petición del signatario o de cualquier portador del documento. Pero, ¿qué es la Apostilla?. La Apostilla es una anotación que certifica la autenticidad de la firma del documento público en cuestión, suprime la exigencia de legalización del documento público que debe surtir efectos en otro país contratante de este Convenio y se coloca sobre el propio documento o sobre una prolongación del mismo, ya sea en soporte papel o, de conformidad con lo previsto en la Orden JUS/1207/2011, de 4 de mayo, que crea y regula el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia, en soporte electrónico.
Y ¿qué ocurre en una zona que despierta cada vez más interés a las empresas españolas, como es, entre otras, la del Sudeste Asiático? ¿qué es preciso hacer para que los documentos públicos españoles surtan efecto en estos países o para los que de estos países surtan efectos en España? ¿cuántos países sudesteasiáticos son a día de hoy parte de este convenio?. Pues, la verdad, es que de los diez países que componen la Asociación de Naciones del Sudeste Asiático (ASEAN), sólo Brunei (1987), Filipinas (2018), Indonesia (2021) y Singapur (2021) son partes contratantes, quedando fuera del mismo países importantes como Malasia, Tailandia y Vietnam, en los que, a diferencia de los anteriores, la Apostilla no ha sustituido todavía el proceso de legalización, lo que no deja de dificultar el desarrollo de las relaciones económicas y comerciales, en particular cuando las empresas españolas o las de estos países tienen que autenticar determinados documentos públicos. ¿No sería posible dar un impulso a este desarrollo, al menos por parte de estos países que acabo de mencionar, mediante su adhesión al Convenio al que me estoy refiriendo? ¿ Cuáles son las dificultades que hay que vencer para poder hacerlo? ¿No sería conveniente ponerse a ello cuanto antes?.
Antonio Viñal
Abogado
AVCO Legal
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